Trennungsgeld oder Reisekosten?

Im Rahmen der Fürsorgepflicht erstattet das Land Niedersachsen seinen Beamtinnen und Beamten Kosten für dienstlich veranlasste Reisen bzw. Maßnahmen (§§ 84 – 86 Niedersächsisches Beamtengesetz – NBG). Professorinnen und Professoren, Richterinnen und Richter sowie Tarifbeschäftigte erhalten diese Kostenerstattungen in der Regel nach den beamtenrechtlichen Bestimmungen. Für Beamtinnen und Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst und Auszubildende gibt es z. T. abweichende Regelungen (wir geben Ihnen dazu gerne Auskunft).

Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Dienstreise oder sonstige dienstlich veranlasste Reise handelt, für die es Reisekostenvergütung gibt (§ 84 NBG), oder um z. B. die Erstattung von Fahrkosten, die aufgrund einer personellen Maßnahme erforderlich wurden. Die Erstattung der notwendigen Kosten für solch eine Maßnahme erfolgt in der Form von Trennungsgeld (§ 86 NBG).

Gerade bei Fortbildungsveranstaltungen können berechtigte Personen manchmal nicht genau erkennen, ob ihnen die Kosten in Form einer Reisekostenvergütung oder als Trennungsgeld erstattet werden. Hier sind die Personalstellen gehalten, schriftlich zu bestimmen, ob Reisekostenvergütung, Trennungsgeld oder (falls die Fortbildungsmaßnahme nur teilweise im dienstlichen Interesse ist) gar keine Kostenerstattung gezahlt wird.

TIPP: Klären Sie vor Beginn der Maßnahme mit Ihrer Personalstelle oder Trennungsgeldstelle, ob ggf. die Beschaffung einer BahnCard in Frage kommt. Dabei sollten alle relevanten Maßnahmen innerhalb eines Jahres, die reisekosten- oder trennungsgeldrechtliche Ansprüche auslösen könnten, berücksichtigt werden. Die Beschaffungskosten für eine privat beschaffte BahnCard können nur unter bestimmten Bedingungen nachträglich erstattet werden.

Hier eine kurze Übersicht zur Unterscheidung von Reisekosten oder Trennungsgeld:

Reisekostenvergütung:

Wann wird Reisekostenvergütung gezahlt?	Bei Dienstreisen (z. B. Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften, Dienstantrittsreisen/-rückreisen bei Abordnungen oder Versetzungen ¹, Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen) Dienstreisen sind grundsätzlich genehmigungspflichtig!
Welche Kosten werden erstattet?	Fahrt- und Flugkostenerstattung bei Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (niedrigste Klasse) Wegstreckenentschädigung bei Benutzung von anderen Verkehrsmitteln (z. B. Kfz) Tagegeld als Ersatz für Mehraufwendungen für Verpflegung Übernachtungsgeld für notwendige Übernachtungskosten ggf. anfallende Nebenkosten Unentgeltliche Unterkunft oder Verpflegung bzw. Erstattungen durch Dritte werden angerechnet.
Wie beantrage ich Reisekostenvergütung?	Wenn Sie Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen noch nicht mittels PTravel (eRNie) beantragen, nutzen Sie für die Beantragung der Reisekostenvergütung bitte den landeseinheitlichen Vordruck 035_002 (Reisekostenrechnung) oder 035_013 (Reisekostenrechnung – Lehrkräfte)
Wo beantrage ich die Reisekostenvergütung?	Die Reisekosten werden aus dem Sachhaushalt vergütet. Üblicherweise sind für die Abrechnung die Dienststellen selbst verantwortlich, die die Dienstreise veranlasst haben (außer bei PTravel/eRNie). Fragen Sie ggf. in der Dienststelle nach.
Bis wann muss ich Reisekosten beantragt haben?	Die Reisekostenrechnung muss der Reisekostenstelle innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise vorliegen, ansonsten erlischt der Anspruch (Ausschlussfrist)

Trennungsgeld:

Wann wird Trennungsgeld gezahlt?	Der Anspruch auf Trennungsgeld kann entstehen, wenn Sie im Rahmen einer Personalmaßnahme (z. B. Abordnung oder Versetzung ¹, ggf. auch bei Einstellung oder Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen) einen neuen Dienstort erhalten. Ihre bisherige Wohnung (eigener Hausstand) darf nicht im Einzugsgebiet Ihrer neuen Dienststätte liegen. Wurde Ihnen eine Zusage der Umzugskostenvergütung (UKV) für die Personalmaßnahme erteilt, haben Sie nur Anspruch auf Trennungsgeld, wenn Sie an den neuen Dienstort umziehen wollen, aber wegen Wohnungsmangel noch nicht können. Haben Sie keine Wohnung mit eigenem Hausstand, wird Ihnen üblicherweise die Zusage der UKV erteilt. Ein Trennungsgeldanspruch besteht nicht.
Welche Kosten werden erstattet?	Wenn Sie sich am neuen Dienstort eine Wohnung nehmen, weil die tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zumutbar ist (im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, d. h., die bisherige Wohnung muss beibehalten werden) Trennungsreisegeld innerhalb der ersten 14 Tage nach der Dienstantrittsreise wie bei Dienstreisen ab dem 15. Tag: Trennungstagegeld in Höhe der Sachbezugswerte für die Mahlzeiten (Sozialversicherungsentgeltverordnung) bzw. davon ggf. 150 %, wenn Sie in Ihrem Haushalt nicht allein leben Trennungsübernachtungsgeld für nachgewiesene notwendige Mietkosten einer angemessenen Unterkunft. Unentgeltliche Unterkunft oder Verpflegung werden angerechnet. Reisebeihilfe in Höhe der billigsten Fahrkarte eines öffentlichen Verkehrsmittels für eine Heimfahrt jeden halben Monat, wenn Sie Anspruch auf das Trennungstagegeld i. H. von 150 % der Sachbezugswerte haben oder noch nicht 18 Jahre alt sind, ansonsten für eine Heimfahrt im Monat. Kehren Sie täglich zu Ihrem Wohnort zurück, erhalten Sie: Fahrkostenerstattung bzw. Wegstreckenentschädigung wie bei Dienstreisen (die Kostenersparnis, weil Sie nicht mehr zur alten Dienststätte fahren müssen, ist zu berücksichtigen) Verpflegungszuschuss (2,05 €) bei mehr als 11 Stunden Abwesenheit von der Wohnung ggf. notwendige Übernachtungskosten für einzelne Übernachtungen am Dienstort. Das monatliche Trennungsgeld darf den Betrag nicht übersteigen, der entstanden wäre, wenn Sie am Dienstort verblieben wären und Trennungsreisegeld, Trennungstagegeld und ein pauschales Trennungsübernachtungsgeld (i. H. v. 11,00 €, ab 01.02.2017 i. H. v. 20,00 €) erhalten würden.
Wie beantrage ich Trennungsgeld?	Trennungsgeld beantragen Sie in zwei Schritten. Zuerst machen Sie Ihren grundsätzlichen Anspruch mit dem landeseinheitlichen Vordruck 035_040 (Antrag auf Gewährung von Trennungsgeld einschl. Reisebeihilfe für Heimfahrten) geltend. Wenn Ihnen Umzugskostenvergütung zugesagt wurde, ist außerdem die "Zusatzerklärung zum Trennungsgeldantrag bei Zusage der Umzugskostenvergütung" (landeseinheitlicher Vordruck 035_047) erforderlich. Wurde Ihnen Trennungsgeld entsprechend bewilligt, machen Sie für jeden Monat nachträglich ihre Aufwendungen geltend mit Vordruck 035_044 (Forderungsnachweis - Verbleiben am Dienstort -Trennungsreisegeld, Trennungstagegeld, Trennungsübernachtungsgeld, Reisebeihilfe für Heimfahrten) oder Vordruck 035_046 (Forderungsnachweis - Tägliche Rückkehr - Fahrkostenersatz, Wegstreckenentschädigung, Verpflegungszuschuss)
Wo beantrage ich Trennungsgeld?	Von wenigen Ausnahmen abgesehen ist die zuständige Trennungsgeldstelle für Niedersachsen grundsätzlich das NLBV Lüneburg Postfach 25 20 21315 Lüneburg Telefon für allgemeine Auskünfte zum Trennungsgeld (04131) 15-3113 Sind Sie z. B. bei einer Universität o. Ä. beschäftigt, können auch andere Stellen für die Trennungsgeldbearbeitung zuständig sein. Fragen Sie ggf. bei der Stelle nach, die die Maßnahme verfügt hat.
Bis wann muss ich Trennungsgeld beantragt haben?	Der Trennungsgeldantrag (035_040) muss der zuständigen Trennungsgeldstelle spätestens innerhalb eines Jahres nach dem Beginn der Maßnahme vorliegen, ansonsten erlischt der gesamte Anspruch auf Trennungsgeld (Ausschlussfrist). TIPP: Machen Sie Ihre Trennungsgeldansprüche so schnell wie möglich geltend, am Besten unmittelbar, nachdem Sie Ihre entsprechende Verfügung erhalten haben. Damit verschaffen Sie sich auch von vornherein Klarheit über die erstattungsfähigen Aufwendungen. Die entsprechenden Forderungsnachweise 035_044 oder 035_046 müssen innerhalb eines Jahres nach Ablauf des maßgeblichen Kalendermonats vorgelegt sein, da ansonsten für diesen Monat der Trennungsgeldanspruch verfällt. Auch hier der TIPP: Warten Sie nicht zu lange mit der Vorlage Ihrer Forderungsnachweise. Dies gilt insbesondere, wenn Ihnen die Umzugskostenvergütung zugesagt wurde und Sie Ihre Umzugswilligkeit (die von Beginn der Maßnahme an vorliegen muss) und den Wohnungsmangel der Trennungsgeldstelle belegen müssen.

¹ Wenn bei einer Maßnahme Trennungsgeld im Rahmen der täglichen Rückkehr an den Wohnort gezahlt wird, können zur Verwaltungsvereinfachung die Reisekosten für die Dienstantrittsreise und ggf. –rückreise im Rahmen des Trennungsgeldes mit abgerechnet werden. Dabei ist die Ausschlussfrist von einem halben Jahr für die Reisekostenvergütung zu beachten.

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